چارت سازمانی چیست ؟

چارت سازمانی: تعریف و تاریخچه

تعریف چارت سازمانی:

چارت سازمانی به عنوان یک ابزار اساسی در مدیریت و سازمان‌دهی سازمان‌ها شناخته می‌شود. این نمودار یا دستورالعمل بصری، ساختار داخلی یک سازمان را به صورت گرافیکی نمایش می‌دهد. در واقع، چارت سازمانی نقش مهمی در تبیین وظایف، مسئولیت‌ها، روابط سلسله مراتبی و جریان اطلاعات داخل سازمان دارد.

تاریخچه چارت سازمانی:

تاریخچه چارت سازمانی به دوران اوایل توسعه علم مدیریت بازمی‌گردد. هربرت سایمون، دانشمند معروف مدیریت، در دهه‌های 1930 و 1940 از ابتدایین استفاده‌های مفهومی از چارت سازمانی بهره برد. او این ابزار را برای توضیح ساختار و نحوه عملکرد سازمان‌ها ارائه داد. از آن زمان به بعد، چارت سازمانی به عنوان ابزار مرسومی برای نشان دادن ساختار سازمان‌ها و توضیح وظایف و مسئولیت‌های اعضای آن‌ها به کار گرفته شده است.

اهمیت چارت سازمانی:

• شفافیت و روشنیت: چارت سازمانی با ارائه یک نمای کلی از ساختار سازمان، شفافیت بیشتری را برای اعضای آن ایجاد می‌کند و به آن‌ها کمک می‌کند تا وظایف و مسئولیت‌های خود را بهتر درک کنند.
• ارتباطات بهتر: این نمودار جریان اطلاعات و روابط سلسله مراتبی در سازمان را به صورت واضح نشان می‌دهد که باعث بهبود ارتباطات داخلی و هماهنگی بین اعضای سازمان می‌شود.
• تصمیم‌گیری بهتر: با داشتن چارت سازمانی مناسب، فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان بهبود یافته و سریع‌تر و کارآمدتر می‌شود.

با توجه به اینکه چارت سازمانی به عنوان یک ابزار اساسی در مدیریت سازمان‌ها بسیار حیاتی است، انواع مختلفی از آن و روش‌های مختلفی برای نمایش ساختار سازمان‌ها وجود دارد که در فصل‌های بعدی به تفصیل بررسی می‌شوند.

انواع چارت سازمانی و عناصر تشکیل دهنده

در این فصل، به بررسی انواع مختلف چارت سازمانی و عناصر تشکیل دهنده‌ی آن‌ها می‌پردازیم تا درک بهتری از ساختار و عملکرد سازمان‌ها ایجاد شود.

انواع چارت سازمانی:

1. چارت سازمانی سلسله مراتبی:

   • توضیحات: در این نوع چارت، اعضای سازمان به صورت سلسله مراتبی نمایش داده می‌شوند، به این معنی که هر فرد یک سطح مدیریتی دارد و ارتباطات از سطح پایین‌تر به سطح بالاتر اتفاق می‌افتد.
   • مزایا: این نوع چارت به وضوح روابط سلسله مراتبی را نشان می‌دهد و برای سازمان‌هایی با ساختارهای مرتب و پایدار مناسب است.
   • نقاط ضعف: ممکن است این نوع چارت در سازمان‌هایی با ساختار پویا و تغییرات مکرر کمک‌کننده نباشد.

2. چارت سازمانی ماتریسی:

   • توضیحات: در این نوع چارت، اعضای سازمان بر اساس دو بعد مختلف گروه‌بندی می‌شوند. به عبارت دیگر، ارتباطات بین اعضا به صورت ماتریسی است.
   • مزایا: این نوع چارت برای سازمان‌هایی با ساختار پیچیده و تعداد زیادی از تیم‌ها و بخش‌ها مناسب است و ارتباطات متقابل را بهبود می‌بخشد.
   • نقاط ضعف: ممکن است ماتریسی بودن ساختار سازمانی باعث ایجاد ابهامات در مسئولیت‌ها و روابط سلسله مراتبی شود.

3. چارت سازمانی شبکه‌ای یا پویشی:

   • توضیحات: این نوع چارت سازمانی به صورت گسترده‌تری ارتباطات بین اعضای سازمان را نشان می‌دهد و هر فرد ممکن است با افراد دیگری در سازمان ارتباط داشته باشد.
   • مزایا: مناسب برای سازمان‌هایی با ساختار پویا و تعاملی که نیاز به ارتباطات متقابل بیشتری دارند.
   • نقاط ضعف: این نوع چارت ممکن است پیچیدگی بیشتری داشته باشد و درک آن توسط اعضای سازمان ممکن است مشکل باشد.

عناصر تشکیل دهنده چارت سازمانی:

1. وظایف و مسئولیت‌ها: در این قسمت از چارت سازمانی، وظایف و مسئولیت‌های هر فرد یا گروه در سازمان به طور دقیق و صریح مشخص می‌شود. این شامل وظایف اصلی و فعالیت‌هایی است که هر کارمند یا گروه مسئولیت آن را برعهده دارد.

2. جریان اطلاعات: در این بخش از چارت، نحوه جریان اطلاعات درون سازمان را نمایش می‌دهد. این شامل روش‌های ارتباطی و انتقال اطلاعات بین اعضای سازمان، از جمله ارتباطات نماینده مدیران با زیرمجموعه‌ها و ارتباطات بین اعضای یک گروه یا بخش می‌شود.

3. روابط سلسله مراتبی: در این بخش از چارت، روابط مدیریتی و سلسله مراتبی بین اعضای سازمان را مشخص می‌کند. این شامل سطوح مختلف مدیریتی، اعم از مدیران عالی، مدیران میانی و کارمندان عادی، و نحوه ارتباط و اطاعت در این سلسله مراتبی است.

4. گروه‌بندی‌ها و بخش‌ها: این قسمت از چارت سازمانی، بخش‌ها و تقسیمات مختلف سازمان را نمایش می‌دهد. این می‌تواند بر اساس وظایف مختلف، محصولات یا خدمات ارائه شده توسط سازمان، یا سازماندهی بر اساس مناطق جغرافیایی باشد.

5. نام و نام خانوادگی اعضا و سمت‌های آن‌ها: در این قسمت از چارت، نام و سمت هر فرد در سازمان به طور جداگانه مشخص می‌شود. این شامل اطلاعات مانند نام و نام خانوادگی، سمت سازمانی، و ممکن است شامل اطلاعات تماس مانند ایمیل یا

مزایای و نقایص چارت سازمانی

مزایا:

1. شفافیت و روشنیت:

   • چارت سازمانی اطلاعات مربوط به وظایف و مسئولیت‌های هر فرد یا گروه را به صورت واضح و شفاف نمایش می‌دهد. این باعث می‌شود که اعضای سازمان از وظایف خود آگاه شوند و ارتباطات بین اعضای سازمان بهبود یابد.
   • افراد با داشتن دید کلی از ساختار سازمان، بهتر می‌توانند برخوردهای موثرتری با چالش‌ها داشته باشند و به سرعت واکنش نشان دهند.

2. تسهیل ارتباطات:

   • چارت سازمانی به افراد کمک می‌کند تا جریان اطلاعات داخلی سازمان را بهبود بخشند. با داشتن دید کلی از ساختار سازمان، افراد می‌توانند ارتباطات خود را با دیگران بهبود بخشیده و به راحتی با افراد مرتبط تماس بگیرند.

3. تسریع تصمیم‌گیری:

   • با داشتن چارت سازمانی مشخص و واضح، فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان بهبود می‌یابد. اعضای سازمان با داشتن دانش در مورد وظایف و مسئولیت‌های هر فرد و روابط سلسله مراتبی، می‌توانند سریع‌تر تصمیم بگیرند و به سرعت عمل کنند.

4. شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان:

   • چارت سازمانی به مدیران کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف سازمان را به روشنی شناسایی کنند. این امر به آن‌ها کمک می‌کند تا در صورت نیاز، تغییرات لازم را در ساختار سازمانی اعمال کنند.

5. جذب و حفظ نیروی کار:

   • اعضای جدیدی که می‌خواهند به یک سازمان بپیوندند، با مشاهده چارت سازمانی می‌توانند بهترین تصمیم را در مورد پیوستن به سازمان بگیرند. همچنین، اعضای فعلی نیز با دیدن جایگاه و مسئولیت‌های خود در چارت، انگیزه بیشتری برای کار در سازمان خواهند داشت.

6. تسهیل روند تغییرات سازمانی:

   • با تغییراتی که در یک سازمان رخ می‌دهد، چارت سازمانی به مدیران کمک می‌کند تا به راحتی تغییرات را در سازمان اعمال کرده و به اعضا اطلاع‌رسانی کنند. این امر باعث می‌شود که فرآیند تغییرات به شکلی سریع‌تر و کارآمدتر انجام شود.

نقایص:

1. سختی در تطبیق با تغییرات:

   • چارت سازمانی ممکن است با تغییرات در سازمان همخوانی نداشته باشد و این موجب ایجاد ابهامات و مشکلاتی در سازمان می‌شود. زمانی که سازمان تغییراتی را تجربه می‌کند، ممکن است ساختار سازمانی قبلی دیگر مطابقتی با نیازهای جدید نداشته باشد که باعث ایجاد ابهامات و مشکلات سازمانی می‌شود.

2. تعیین سلسله مراتب زیاد:

   • ساختارهای سلسله مراتبی بیش از حد می‌توانند باعث ایجاد ابهامات در ارتباطات و تصمیم‌گیری شوند. زمانی که سلسله مراتبی در سازمان بسیار پیچیده است و هر فرد باید به تعداد زیادی از افراد گزارش دهد، ارتباطات کارا را مختل می‌کند و فرآیند تصمیم‌گیری را کند می‌کند.

در نهایت، هر یک از این نقاط و مزایای چارت سازمانی باید با موقعیت و نیازهای خاص سازمان مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد تا بهینه‌ترین راهبرد برای مدیریت سازمان اتخاذ شود.

نقش چارت سازمانی در تجارت مدرن

طراحی چارت سازمانی به عنوان یک ابزار اساسی و حیاتی در مدیریت سازمان‌ها، در تجارت مدرن نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند. این ابزار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ساختار داخلی خود را بهبود بخشند و با شرایط متغیر و رقابت‌های بازاری که در دنیای مدرن وجود دارد، سازگاری داشته باشند. در زیر نقش چارت سازمانی در تجارت مدرن به تفصیل بررسی می‌شود:

1. تعیین وظایف و مسئولیت‌ها:

   • چارت سازمانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا وظایف و مسئولیت‌های هر فرد یا گروه را به طور دقیق مشخص کنند. این امر باعث افزایش شفافیت و کارآیی در انجام وظایف می‌شود و سازمان را قادر می‌سازد تا با چالش‌ها و فرصت‌های بازاری مواجه شده، به صورت مؤثرتر و سریع‌تر واکنش نشان دهد.

2. بهبود عملکرد مدیریتی:

   • با داشتن چارت سازمانی، مدیران می‌توانند فرآیندهای مدیریتی خود را بهبود بخشند. این ابزار به آن‌ها کمک می‌کند تا ساختار سازمانی را بهینه کنند، جریان اطلاعات را بهبود بخشند و ارتباطات داخلی را تسهیل کنند که همه اینها باعث بهبود عملکرد سازمانی می‌شود.

3. سازگاری با محیط کسب و کار متغیر:

   • در دنیای مدرن، محیط کسب و کار پویا و متغیر است. چارت سازمانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ساختار و فرآیندهای خود را به گونه‌ای طراحی کنند که با تغییرات محیطی سازگاری داشته باشند. این امر امکان بهبود پاسخگویی سازمان به نیازهای بازار را فراهم می‌آورد و سازمان را قادر می‌سازد تا در مقابل رقبا رقابتی باشد.

4. توسعه فرهنگ سازمانی:

   • چارت سازمانی می‌تواند به عنوان یک ابزار برای توسعه فرهنگ سازمانی عمل کند. با داشتن ساختار سازمانی واضح، اعضای سازمان می‌توانند ارتباطات بهتری برقرار کنند، از دستورالعمل‌ها و قوانین سازمان آگاه شوند و از ارزش‌ها و اهداف سازمان مطلع شوند.

در نتیجه، چارت سازمانی به عنوان یک ابزار اساسی در تجارت مدرن نقش بسیار مهمی دارد و می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا با رقابت‌های بازاری روبرو شوند و عملکرد خود را بهبود بخشند.

برای آشنایی بیشتر با مزایا سیستم سازی و ایجاد زیر بنایی مستحکم برای کسب و کار خودتان پیشنهاد میکنیم این حتما مقاله سیستم‌ها و فرآیندها چه نقشی در مدیریت یک سازمان دارند؟را مطالعه کنید.

نحوه‌ی برنامه‌ریزی و ترسیم یک نمودار سازمانی اولیه

برای برنامه‌ریزی و ترسیم یک نمودار سازمانی اولیه که سازمان را به صورت کامل و دقیق نشان دهد، مراحل زیر را می‌توان دنبال کرد:

1. تجزیه و تحلیل سازمان:

   • در این مرحله، وظایف، مسئولیت‌ها و ارتباطات داخلی سازمان به دقت تجزیه و تحلیل می‌شود. برای این کار، نیاز است که سازمان به طور کامل مورد بررسی قرار گیرد، هر بخش و گروه عملکردی شناسایی شود و نقش هر فرد و ارتباطات میان آن‌ها مشخص گردد.

2. تعیین سلسله مراتبی:

   • در این مرحله، روابط سلسله مراتبی بین اعضای سازمان مشخص می‌شود. این شامل تعیین سطوح مختلف مدیریتی و روابط سلسله مراتبی بین مدیران و زیرمجموعه‌هایشان است. این کار باعث می‌شود که هر فرد دقیقاً بداند به چه کسی گزارش می‌دهد و از کدام فرد گرفتاری‌های خود را گزارش می‌کند.

3. تعیین گروه‌بندی‌ها:

   • در این مرحله، بخش‌ها و گروه‌های عملیاتی سازمان مشخص می‌شود. این شامل تعیین واحدهای سازمانی، بخش‌های عملیاتی بر اساس وظایف و فعالیت‌های مختلف، و همچنین تعیین گروه‌های کاری متشکل از افراد با تخصص‌های مشابه می‌باشد.

4. ترسیم نمودار:

   • پس از تجزیه و تحلیل و تعیین سلسله مراتبی و گروه‌بندی‌ها، نوبت به ترسیم نمودار سازمانی می‌رسد. این مرحله ممکن است با استفاده از نرم‌افزارهای مربوطه مانند Microsoft Visio یا Lucidchart یا حتی به روش دستی انجام شود. در این نمودار، وظایف، بخش‌ها، سلسله مراتبی و ارتباطات داخلی به صورت گرافیکی نمایش داده می‌شوند.

5. بررسی و بهبود:

   • در مرحله آخر، نمودار سازمانی با اعضای سازمان بررسی می‌شود و در صورت نیاز به بهبودهای لازم اقدام می‌شود. این امر باعث می‌شود که یک چارت سازمانی بهینه و کارآمد به دست آید که واکنش‌پذیری سازمان به تغییرات را بهبود بخشد و عملکرد سازمان را بهبود بخشد.

با انجام این مراحل، یک نمودار سازمانی اولیه که به صورت کامل و دقیق سازمان را نمایش دهد، تهیه می‌شود. این نمودار می‌تواند به عنوان یک ابزار ارزیابی و مدیریتی مفید برای سازمان‌ها در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و بهینه‌سازی عملکرد استفاده شود.

چگونه چارت سازمانی مناسبی انتخاب کنیم؟

برای انتخاب و پیاده‌سازی یک چارت سازمانی مناسب، می‌توانید به مراحل زیر توجه کنید:

1. شناسایی نیازها و فرآیندها:

   • در این مرحله، باید نیازها، فرآیندها، ارتباطات و جریان اطلاعات داخلی سازمان خود را شناسایی کنید. باید به دقت بررسی کنید که سازمان شما به چه نیازهای خاصی برای ارتباطات، مدیریت، واحدها و تصمیم‌گیری‌ها نیاز دارد.

2. بررسی انواع چارت‌های سازمانی:

   • وجود چارت‌های سازمانی مختلف از جمله چارت پیرامونی، چارت سلسله مراتبی، چارت وظایف و مسئولیت‌ها، و… را در نظر بگیرید. با توجه به نیازهای شناسایی شده در مرحله قبل، چارتی که بهترین تطابق را با سازمان شما دارد را انتخاب کنید.

3. مشورت با متخصصین:

   • در صورت لزوم، با متخصصین مربوطه مشورت کنید. این متخصصین می‌توانند بر اساس تجربه و دانش خود، به شما کمک کنند تا چارتی را که بهترین پاسخ به نیازهای سازمان شما را دارد را انتخاب کنید.

4. آزمون و ارزیابی:

   • پس از پیاده‌سازی چارت سازمانی، مهم است که آن را آزمون کرده و به ارزیابی آن بپردازید. می‌توانید چارت را در بخش‌ها و واحدهای مختلف سازمان به صورت آزمایشی اجرا کنید و با بازخورد اعضای سازمان، نیاز به تغییرات را شناسایی کنید.

5. پیگیری و بهبود مستمر:

   • عملکرد سازمان و چارت سازمانی را به طور دائمی پیگیری کنید. همچنین، همواره به دنبال بهبود‌ها و تغییرات لازم در چارت سازمانی باشید تا سازمان شما همیشه با موقعیت و نیازهای فعلی خود هماهنگ باشد.

با این مراحل، می‌توانید یک چارت سازمانی مناسب را برای سازمان خود انتخاب کرده و آن را با موفقیت پیاده‌سازی کنید.

این مقاله توسط مرکز مشاوره مدیریت ماهان (Mahan MCC) با مدیریت جناب آقای نوید سیاری (Navid Sayyari) تهیه شده است.

برای دریافت خدمات مشاوره مدیریت می‌توانید فرم موجود در سایت مرکز مشاوره مدیریت ماهان را به آدرس https://mahanmcc.com تکمیل فرمایید.