سیستم‌ها و فرآیندها چه نقشی در مدیریت یک سازمان دارند؟

سیستم ها و فرآیندها اجزای اساسی ساختار و عملیات یک سازمان یا شرکت هستند و به سازمان کمک می‌کنند تا وظایف و فعالیت‌ها به صورت کارآمد، مداوم و در راستای اهداف و مقاصد سازمان انجام شوند. برخی از سیستم‌ها و فرآیندهای کلیدی که معمولاً در همه سازمان‌ها وجود دارند، عبارتند از:

سیستم‌ها و فرآیندهای منابع انسانی- جذب، استخدام و پذیرش:

فرایند استخدام شامل شناسایی نیازهای کارکنان، ایجاد شرح شغل، تعریف صلاحیت‌ها، ارسال فرصت‌های شغلی در پلتفرم‌های مختلف، بررسی رزومه و ارزیابی مهارت‌ها، انجام مصاحبه و انتخاب نامزدها است. پذیرش شامل خوشامدگویی به کارکنان جدید، کارهای اداری، ارائه ابزار و اطلاعات مورد نیاز برای شروع مؤثر، جلسات آموزشی، معرفی فرهنگ شرکت، و… است.

• مدیریت عملکرد:

  سیستم‌هایی برای تعیین اهداف SMART (ویژه، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط، دارای زمان)، تنظیم معیارهای عملکرد، انجام ارزیابی منظم عملکرد و شناسایی نقاط قوت و زمینه‌های بهبود، ارائه بازخورد به کارکنان و رسیدگی به هرگونه مشکل هستند. هدف این سیستم‌ها همراستایی عملکرد فردی با اهداف سازمان است.

• حقوق و دستمزد و پاداش:

  سیستم‌هایی برای مدیریت حقوق، پاداش‌ها و کسورات کارکنان، مزایا و بسته‌های جبرانی، و اطمینان از رعایت قوانین کار هستند. استفاده از این سیستم‌ها به سازمان کمک می‌کند که کارکنان شان به طور دقیق و به موقع حقوق خود را دریافت کنند.

• آموزش و توسعه:

  این سیستم‌ها برای شناسایی نیازهای آموزشی، طراحی برنامه‌های آموزشی (به عنوان مثال، کارگاه‌ها، دوره‌های آموزش الکترونیکی)، نظارت بر توسعه مهارت‌های کارکنان، ارزیابی تاثیر آموزش بر عملکرد کارکنان و پیشرفت شغلی آنها طراحی شده اند.

• 

سیستم‌ها و فرآیندهای مالی

• بودجه و برنامه ریزی مالی:

  سیستم‌هایی که به پیش بینی درآمدها، پیش بینی هزینه‌ها و ایجاد برنامه‌های تخصیص بودجه، توسعه بودجه، پیش بینی مالی و استراتژی‌های مالی شرکت و مدیریت موثر هزینه‌ها و درآمد کمک می‌کنند.

• حسابداری:

  این سیستم‌ها برای نگهداری سوابق مالی دقیق، پیگیری تراکنش‌های مالی، تطبیق حساب‌ها، مدیریت جریان نقدی، پیگیری درآمد و هزینه‌ها، و تهیه گزارش‌ها و صورت‌های مالی (مانند صورت‌های درآمد، ترازنامه) جهت گزارش به ذینفعان طراحی شده اند.

• حسابرسی و انطباق:

  این سیستم‌ها برای بررسی و اطمینان از رعایت و مطابقت فعالیت‌های مالی سازمان با استانداردهای صنعت و قوانین و مقررات مربوطه، انجام ممیزی و حسابرسی داخلی یا خارجی با هدف شناسایی و رسیدگی به ریسک‌های مالی طراحی شده اند. انطباق اسناد و فعالیت‌ها برای اجتناب از مسائل و مشکلات حقوقی و نیز حفظ اعتماد ذینفعان بسیار حایز اهمیت است.

مدیریت زنجیره تامین:

• تدارکات:

  فرایندهای تدارکات بسیار پیچیده هستند، از فرآیند دستیابی به کالاها و خدمات مورد نیاز برای عملیات سازمان گرفته تا انتخاب تامین کننده، مذاکره و مدیریت قرارداد، و نظارت بر عملکرد تامین کننده.

• مدیریت موجودی:

  سیستم‌های مدیریت انبار به بهینه سازی و مدیریت سطوح موجودی برای پاسخگویی موثر به تقاضا، ثبت سفارشات و تدارکات زنجیره تامین، تعیین نقاط سفارش مجدد، کاهش هزینه‌های حمل و نقل، اطمینان از در دسترس بودن محصولات مناسب در صورت نیاز، جلوگیری از انباشتگی انبارها و … کمک شایانی می‌کنند.

• تولید و ساخت:

  این سیستم‌ها برای مدیریت فرآیند تولید یا ارائه خدمات، از جمله برنامه ریزی، کنترل کیفیت، و تخصیص منابع برای اطمینان از تولید کارآمد محصولات و مطابقت با استانداردهای کیفیت طراحی شده اند.

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

فروش و بازاریابی: فرایندهای بازاریابی شامل تحقیقات بازار، شناسایی مشتریان بالقوه، تولید سرنخ‌ها، بخش بندی مشتریان، تبلیغات و مدیریت کمپین است. فرآیندهای فروش شامل مدیریت سرنخ‌ها، مذاکره، بستن قرادادها و مدیریت روابط با مشتری از طریق قیف فروش است.
– پشتیبانی مشتری: سیستم‌های پشتیبانی مشتری برای آموزش کارکنان پشتیبانی، ثبت بازخورد مشتری، رسیدگی به سوالات و شکایات مشتری، و ارائه پشتیبانی پس از فروش طراحی شده اند. پشتیبانی موثر مشتریان می‌تواند منجر به افزایش وفاداری و تکرار خرید محصول و خدمت شود.

سیستم‌ها و فرآیندهای فناوری اطلاعات

• زیرساخت فناوری اطلاعات:

  سازمان‌ها برای برنامه ریزی و کنترل فرایندهای مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات، مدیریت شبکه و ذخیره سازی داده‌ها، مدیریت و تعمیر و نگهداری سخت افزارها و به روزرسانی نرم افزارها به سیستم‌هایی بر پایه فناوری اطلاعات نیازمند هستند.

• امنیت سایبری:

  این سیستم‌ها به منظور حفاظت از دارایی‌های فناوری اطلاعات و داده‌های سازمان در برابر تهدیدات امنیتی (از جمله ویروس‌ها، بدافزارها و حملات سایبری)، پیاده سازی فایروال‌ها، رمزگذاری و کنترل دسترسی‌ها و … طراحی شده اند.

• مدیریت خدمات فناوری اطلاعات:

  فرایندهای ایجاد سیستم‌های میز کمک و ارائه پشتیبانی فنی، نگهداری سیستم‌های فناوری اطلاعات و حل مسائل مربوط به کارکنان و مشتریان از طریق سیستم‌های فناوری اطلاعات مدیریت و اجرا می‌شوند.

مدیریت پروژه و وظایف

• برنامه ریزی و اجرای پروژه:

  با استفاده از سیستم‌ها و فرایندهای تعریف محدوده پروژه، تعیین اهداف، برنامه زمانی، بودجه و تخصیص منابع، و مدیریت تیم‌های پروژه می‌توان اطمینان حاصل کرد که ریسک‌های پروژه کاهش می‌یابند و پروژه‌ها به موقع و کامل انجام می‌شوند.

• مدیریت وظایف و گردش کار:

  سازمان‌ها از ابزارهایی مانند نرم افزار مدیریت پروژه، تابلوهای کانبان یا پلتفرم‌های مدیریت کار برای ساده سازی فرآیندهای کاری، اختصاص وظایف و پیگیری پیشرفت در تیم‌های مختلف استفاده می‌کنند. پیاده سازی فرآیندها با استفاده از ابزارهای سازماندهی و مدیریت وظایف و گردش کار روزانه به راحتی قابل انجام بوده و سبب افزایش کارایی و کاهش خطاها می‌گردد.

  

تضمین و کنترل کیفیت

سیستم‌های مدیریت و کنترل کیفیت باعث حصول اطمینان از مطابقت محصولات یا خدمات با استانداردهای کیفیت در هر صنعت می‌شوند. سازمان‌ها با استفاده از سیستم‌های کنترل کیفیت می‌توانند با نظارت و بازرسی دقیق تر به شناسایی و اصلاح انحرافات از استانداردهای کیفیت بپردازند.

ارتباطات و همکاری:

با پیاده سازی نرم افزارها، فرآیندها و سیستم‌های ارتباطات داخلی و نیز فراهم کردن ابزارهای همکاری، می‌توان کانال‌های موثر برای ارتباطات درون سازمانی ایجاد نمود و باعث تسهیل کار تیمی و اشتراک دانش در میان کارکنان سازمان شد.

مدیریت انطباق حقوقی و قانونی

سیستم‌ها و فرایندهای حقوقی به تطابق قانونی و حصول اطمینان از پایبندی سازمان به قوانین و مقررات مربوط به صنعت خود کمک می‌کنند. همچنین می‌توان از این فرایندها در مدیریت قراردادها شامل تهیه پیش نویس، بررسی و اشتراک گذاری قراردادها با مشتریان، تامین کنندگان و شرکا و … استفاده نمود.

برنامه ریزی استراتژیک و تصمیم گیری

سیستم‌های برنامه ریزی استراتژیک به توسعه اهداف، چشم انداز و استراتژی‌های بلند مدت سازمان کمک می‌کنند و به فرآیندهای تصمیم گیری سرعت می‌بخشند. همچنین باعث ایجاد و توسعه رویه‌های مناسب جهت اتخاذ تصمیمات کلیدی می‌شوند.

این سیستم‌ها و فرآیندها با هم مرتبط هستند و بسته به اندازه، صنعت و پیچیدگی سازمان متفاوتند. به عنوان مثال، فرآیندهای منابع انسانی مانند جذب و استخدام بر عملکرد کارکنان تأثیر می‌گذارد که به نوبه خود بر نتایج مالی تأثیرگذار است و یا مدیریت کارآمد زنجیره تأمین می‌تواند بر رضایت مشتری تأثیر بگذارد و سیستم‌های فناوری اطلاعات نقشی حیاتی در فعال‌سازی عملکردهای مختلف کسب‌وکار دارند.
سیستم‌ها و فرآیندها جزء لاینفک موفقیت یک سازمان هستند؛ ساختارها و دستورالعمل‌ها را به کارکنان ارائه می‌دهند، باعث افزایش کارایی و کاهش خطاها می‌شوند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با شرایط در حال تغییر سازگار شوند. علاوه بر این، اگر سیستم‌ها و فرآیندهای سازمان به خوبی طراحی و پیاده سازی شوند به اثربخشی کلی، بهبود مستمر، بهره وری و رقابت پذیری سازمان در محیط کسب‌وکار پویای امروزی کمک بسیار زیادی می‌کنند.

نقش سیستم‌ها و فرآیندها در مدیریت سازمان

سیستم‌ها و فرآیندها نقش اساسی در مدیریت مؤثر سازمان دارند. آنها به عنوان ستون فقرات ساختار و عملیات سازمان عمل می‌کنند و به کارایی کلی، ثبات و توانایی آن برای دستیابی به اهداف کمک می‌کنند. در اینجا به برخی از نقش‌های کلیدی که سیستم‌ها و فرآیندها در مدیریت سازمان ایفا می‌کنند اشاره شده است:

• کارایی و بهره وری:سیستم‌ها و فرآیندها جریان کار را ساده و وظایف را استاندارد می‌کنند، فعالیت‌های اضافی را کاهش می‌دهند و منابع هدر رفته را به حداقل می‌رسانند. این امر منجر به افزایش کارایی و بهره وری در سراسر سازمان می‌شود.
• ثبات و تضمین کیفیت:اگر فرآیندها به خوبی تعریف و طراحی شوند، باعث می‌شوند وظایف و فعالیت‌ها به طور مداوم و پیوسته انجام شوند. این ثبات برای حفظ استانداردهای کیفیت و برآورده کردن انتظارات مشتری ضروری است.
• مدیریت ریسک:سیستم‌ها و فرآیندها اغلب دارای کنترل‌هایی هستند که به شناسایی و کاهش خطرات کمک می‌کنند. به عنوان مثال، فرآیندهای مالی از کنترل‌های داخلی برای جلوگیری از تقلب برخوردارند، در حالی که فرآیندهای مدیریت پروژه دارای ارزیابی ریسک و استراتژی‌های کاهش ریسک هستند.
• تخصیص و بهینه سازی منابع:سیستم‌ها و فرآیندهای موثر، سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا منابع (انسانی، مالی و فناوری) را به طور کارآمد تخصیص دهند. این امر باعث می‌شود تا منابع در جایی استفاده شوند که بیشترین تأثیر را در دستیابی به اهداف استراتژیک داشته باشند.
• پشتیبانی از تصمیم گیری‌ها:سیستم‌ها، داده‌ها و اطلاعاتی را ارائه می‌دهند که رهبران و مدیران از آنها برای تصمیم گیری آگاهانه استفاده می‌کنند. به عنوان مثال، سیستم‌های مالی داده‌های مالی در زمان واقعی را ارائه می‌دهند و به رهبران کمک می‌کنند سلامت مالی سازمان را ارزیابی کنند.
• مقیاس پذیری و رشد:با رشد سازمان‌ها، سیستم‌ها و فرآیندها را می‌توان برای تطبیق با افزایش حجم کار و پیچیدگی منطبق و مقیاس‌بندی کرد. آنها چارچوبی ساختاریافته برای مدیریت رشد بدون کاهش کیفیت ارائه می‌کنند.
• الزامات حقوقی و حاکمیتی:سیستم‌ها و فرآیندها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به الزامات قانونی و مقرراتی پایبند باشند. آنها باعث می‌شوند که سازمان در محدوده قوانین عمل کند و اصول اخلاقی را حفظ نماید.
• رضایت مشتری:فرآیندهای تعامل با مشتری مانند فروش، بازاریابی و پشتیبانی، نقش مهمی در ارائه یک تجربه مثبت به مشتری ایفا می‌کنند. فرآیندهای سازگار و کارآمد باعث افزایش رضایت و وفاداری مشتری می‌شود.
  تعامل و رشد کارکنان:فرآیندهای منابع انسانی، از جمله مدیریت عملکرد و آموزش، به افزایش مشارکت و رشد کارکنان کمک می‌کنند. کارکنان متعهد و آموزش دیده بیشتر به موفقیت سازمان کمک خواهند کرد.
• بهبود مستمر:سیستم‌ها و فرآیندها ایستا و ساکن نیستند. می‌توان آنها را به طور مداوم بهبود بخشید. سازمان‌هایی که بهبود مستمر را در اولویت قرار خود می‌دهند، می‌توانند با شرایط متغیر بازار سازگار شوند و در بازار رقابتی باقی بمانند.
• همسویی استراتژیک:سیستم‌ها و فرآیندها باید با اهداف و مقاصد استراتژیک سازمان همسو باشند و منجر به دستیابی فعالیت‌های روزانه به چشم انداز بلند مدت سازمان شوند.
• ارتباطات و همکاری:سیستم‌ها و فرآیندها، ارتباط و همکاری را میان اعضای تیم و بخش‌های مختلف تسهیل می‌کنند. فرآیندهای شفاف برای به اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری با یکدیگر برای موفقیت سازمان ضروری است.

به طور خلاصه، سیستم‌ها و فرآیندها ابزارهای ضروری برای مدیریت مؤثر سازمان هستند. آنها ساختارها و کنترل‌های لازم را برای دستیابی به موفقیت و تحقق اهداف استراتژیک سازمان فراهم می‌کنند. با بازنگری، بهینه سازی و تطبیق مستمر این سیستم‌ها و فرآیندها، سازمان ها می‌توانند چابک، رقابتی و پاسخگو به شرایط متغیر در محیط کسب و کار پویای امروزی باقی بمانند.
همچنین طراحی سیستم‌ها و فرآیندهای مؤثر، تلاشی مداوم است که نیازمند تعهد رهبری، مشارکت کارکنان و تمایل به انطباق با شرایط در حال تحول است و هنگامی‌که به خوبی انجام شود، می‌تواند منجر به افزایش کارایی، صرفه جویی در هزینه، بهبود رضایت مشتری و مزیت رقابتی در بازار شود.

این مقاله توسط مرکز مشاوره مدیریت ماهان (Mahan MCC) با مدیریت جناب آقای نوید سیاری (Navid Sayyari) تهیه شده است.

برای دریافت خدمات مشاوره مدیریت می‌توانید فرم موجود در سایت مرکز مشاوره مدیریت ماهان را به آدرس https://mahanmcc.com تکمیل فرمایید.